Sur Spatio Metrics, nous avons constaté que l’aménagement des lieux de travail a un impact significatif sur la santé, la productivité et le bien-être des personnes. Alors que nous nous adaptons à de nouvelles façons de travailler et de rester en bonne santé en pleine pandémie, le rôle de l’espace de bureau physique doit lui aussi évoluer.
Il n'a jamais été aussi important d'adopter une approche réfléchie en matière d'aménagement des bureaux et de la manière dont votre entreprise exploite son espace pour favoriser la collaboration, stimuler la productivité et promouvoir la culture d'entreprise. Si l'aménagement des lieux de travail a toujours contribué à aider les entreprises à donner le meilleur d'elles-mêmes, le fait que le bureau ne soit plus nécessairement le lieu de travail par défaut offre une occasion unique de repenser votre espace de travail en s'appuyant sur des données concrètes.
Une approche bien pensée de l'analyse des données peut vous aider à déterminer à quels moments les espaces sont utilisés de manière optimale, ou à identifier les ajustements susceptibles d'améliorer la concentration de votre équipe, comme la transformation d'une salle de réunion en espace de travail calme. Elle peut également vous permettre de comprendre les facteurs qui favorisent le confort et la satisfaction de vos collaborateurs, ou de déterminer si votre équipe est encouragée à adopter des comportements sains.
Pour avoir une vue d'ensemble de vos locaux et de l'activité qui s'y déroule, nous distinguons trois types de données : les données spatiales, les données des capteurs et les indicateurs clés de performance (KPI) opérationnels. Les données spatiales vous aident à comprendre comment votre aménagement favorise différents modes de travail, une certaine culture ou une meilleure efficacité. Les données de capteurs vous aident à comprendre comment les personnes utilisent l'espace et réagissent à celui-ci et à ses caractéristiques. Les indicateurs clés de performance opérationnels vous aident à relier tous ces éléments entre eux pour vous assurer que votre espace génère les résultats souhaités par votre entreprise. Nous aidons nos clients à rassembler ces informations, que ce soit lors de la conception du bureau ou au fil du temps, au fur et à mesure de son exploitation dans le monde réel.
Données spatiales
Bien que nous soyons nombreux à savoir intuitivement que les fenêtres améliorent le confort ou que certains espaces favorisent davantage la concentration que d'autres, les entreprises disposent rarement de données spatiales leur permettant de comprendre dans quelle mesure leur aménagement correspond aux objectifs de l'entreprise. Par conséquent, ces leviers puissants sont souvent négligés.
En nous appuyant sur un nombre croissant d'études démontrant le lien entre conception et performance, nous quantifions des aspects de l'espace qui ne sont pas toujours faciles à percevoir ou à mesurer :
- Répartition de l'espace – quel pourcentage de votre espace est adapté au travail en concentration, à la collaboration ou à d'autres modes de travail ?
- Confidentialité – dans quelle mesure chaque poste de travail au bureau est-il visible ou isolé ?
- Confort – dans quelle mesure les employés bénéficient-ils de la lumière naturelle et d'une vue sur l'extérieur ?
- Comportements sains – les lavabos, les distributeurs de désinfectant et les cages d'escalier sont-ils placés de manière stratégique pour encourager le lavage des mains, l'activité physique et d'autres comportements sains ?
- Distances à parcourir – Les collègues et les lieux tels que les salles de réunion sont-ils facilement accessibles depuis les postes de travail ?
Ces données constituent une pièce essentielle du puzzle, et la bonne nouvelle, c’est qu’elles comptent parmi les plus faciles à obtenir : il suffit d’un plan d’étage, et le logiciel d’analyse de Spatio Metrics s'occupe du reste pour vous fournir des conseils personnalisés sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas pour votre organisation.
Données des capteurs
Une fois que vous disposerez d'un profil numérique de vos espaces, vous souhaiterez ensuite comprendre comment ceux-ci évoluent au fil du temps, et comment les personnes l'utilisent . Plusieurs flux de données sont disponibles :
- Capteurs de présence : Quels sont les bureaux et les espaces les plus utilisés ?
- Capteurs acoustiques : Quels sont les espaces bruyants ou calmes ?
- Capteurs de température : Quelles zones sont chaudes ou froides ?
Ce type de données permet de vérifier si les hypothèses concernant l'utilisation d'un espace sont fondées et peut être combiné avec des données spatiales pour vous offrir une compréhension encore plus approfondie de vos espaces. Par exemple, les données d'utilisation peuvent être associées à des informations sur les trajets pour vous indiquer si certaines zones sont plus encombrées ou bruyantes que prévu. De même, les registres de réservation de salles, combinés aux attributions d’espace après une réorganisation, peuvent vous aider à déterminer si vous pouvez espérer de bons résultats en rénovant des zones spatialement similaires dans d’autres parties du bureau.
Les capteurs enregistrent ce qui se passe dans vos locaux, mais ils ne sont qu'un moyen d'atteindre un but : l'étape finale consiste à déterminer si ces tendances contribuent à améliorer les indicateurs clés de performance (KPI) de votre organisation.
Indicateurs clés de performance organisationnels
Enfin, il y a beaucoup à apprendre en recoupant les données spatiales et celles issues des capteurs avec les indicateurs clés de performance (KPI) que votre organisation s'efforce d'atteindre. Quelles caractéristiques de l'aménagement ont un impact réel sur la fidélisation du personnel au sein de votre organisation ? Lorsque les employés utilisent différents espaces de détente et « votent avec leurs pieds », qu'est-ce que cela révèle réellement sur la collaboration ? Voici quelques exemples de ce type d'indicateurs de résultats organisationnels :
- Enquêtes de satisfaction des employés et évaluations de la culture d'entreprise
- Statistiques sur la fidélisation des employés
- Indices de productivité
- Indices de collaboration
Les indicateurs pertinents à prendre en compte ici sont ceux que votre organisation s'efforce d'atteindre, et ils varient d'une entreprise à l'autre.
Tout mettre en perspective pour obtenir des informations fondées sur les données
Si chacune de ces sources d'informations est utile en soi, c'est lorsqu'elles sont combinées qu'elles révèlent tout leur potentiel, en vous aidant à cerner les liens qui guideront votre stratégie d'aménagement de l'espace.
Pour ce faire, vous aurez besoin d'une source centrale de données et de moyens permettant de faire le tri pour mettre en évidence et comprendre les informations les plus importantes. Des entreprises telles que HqO — le système d'exploitation de bout en bout pour les immeubles de bureaux commerciaux — proposent des produits qui vous aident à garder le contrôle de vos données grâce à un lac de données centralisé. Grâce à HqOS™ et son Digital Grid™, les propriétaires peuvent rassembler en un seul endroit les données relatives au comportement des locataires, aux équipements et aux bâtiments. Les données de Spatio Metrics peuvent s’intégrer à cette plateforme, ce qui permet de combiner visuellement les sources de données et de superposer différents flux de données sur votre plan d’étage tout en mettant en évidence les changements à mettre en œuvre.
En mettant en place une méthodologie fondée sur les données pour l'aménagement des espaces, les responsables des infrastructures de travail peuvent mettre en évidence les liens entre ces sources de données disparates et distinguer l'essentiel du superflu.
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