Dans le contexte actuel, il est plus important que jamais de savoir qui accède à vos locaux et à quel moment. L'après-COVID rend d'autant plus indispensable la mise en place d'une solutions de gestion des visiteurs pour les bureaux, en raison des défis spécifiques liés à la recherche des contacts et à la réduction des risques de contacts étroits dans les espaces publics. De plus, la flexibilité des horaires signifie que les employés sont plus susceptibles d’être au bureau à des moments imprévisibles, ce qui favorise le recours à la gestion à distance, à l’automatisation des bâtiments et à d’autres solutions.
Aujourd'hui, le marché de l'immobilier d'entreprise (CRE) propose plus de solutions que jamais pour gérer efficacement un registre précis des personnes qui fréquentent vos bâtiments, des raisons de leur visite et des lieux où elles passent leur temps. Ensemble, nous pouvons évaluer ces solutions afin de déterminer celle qui convient le mieux à vos besoins et à ceux de vos locataires.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des visiteurs ?
En résumé, la gestion des visiteurs désigne tout processus mis en place par une organisation pour savoir qui entre dans ses locaux. Les systèmes de gestion des visiteurs peuvent être aussi simples ou sophistiqués que le souhaite l'utilisateur, allant d'un simple registre papier à une infrastructure technologique avancée intégrée à l'ensemble du bâtiment. Tant que les visiteurs ont la possibilité de s'enregistrer à leur arrivée et de signaler leur départ, cela suffit pour la plupart des protocoles de sécurité… du moins, jusqu'à présent.
L'essor des technologies axées sur l'expérience des locataires s'est accompagné de méthodes plus sophistiquées pour gérer et suivre les occupants des immeubles. Les systèmes de gestion des visiteurs les plus complexes intègrent un certain degré d'automatisation, comme l'obligation pour les visiteurs de s'enregistrer eux-mêmes à l'aide de badges intelligents, ce qui permet d'enregistrer leur identité et l'heure de leur entrée. Dans certains cas, ces systèmes ne sont pas seulement utilisés à l'entrée, mais aussi dans des zones sensibles ou à accès restreint.
Selon The Receptionist, les systèmes modernes de gestion des visiteurs — qui comprennent des variantes de systèmes d'enregistrement des visiteurs open source — peuvent remplir toutes les fonctions suivantes afin d'améliorer la productivité et la sécurité au bureau :
- Tenir un registre des visiteurs en ligne
- Prenez des photos de vos visiteurs pour pouvoir les identifier
- Imprimez des badges d'identification pour les visiteurs, personnalisés avec le logo de votre entreprise
- Collecter les signatures pour les accords de confidentialité et autres contrats juridiques
- Réceptionner les livraisons d'UPS, de FedEx et d'autres services de messagerie
- Envoyer des notifications par SMS, e-mail et Slack à l'arrivée des visiteurs
- Permettre une communication bidirectionnelle entre les employés et les visiteurs
- Réceptionner les livraisons de repas et consigner les remises
- Fournir des instructions aux visiteurs
- Activer l'accès à distance pour les visiteurs en cas de besoin
Le processus moderne de gestion des visiteurs
Nous avons fait beaucoup de chemin depuis le stylo et le papier. Les innovations récentes en matière de gestion des visiteurs contribuent également à la tendance croissante des bâtiments intelligents dans l'immobilier commercial. En général, les bâtiments intelligents exploitent la technologie pour diffuser rapidement des informations entre les différents systèmes du bâtiment afin d'optimiser les performances et d'offrir une expérience simple et fluide aux occupants. Ces lieux phares, à la pointe de la technologie, sont très prisés des locataires et des visiteurs en raison de leurs équipements modernes et uniques, ainsi que de leurs solutions sur mesure adaptées à tous les besoins.
Les possibilités étant nombreuses pour obtenir des résultats, les fonctionnalités des bâtiments intelligents varient : il n’existe véritablement pas de solution universelle permettant aux équipes de gestion immobilière de tirer parti des différents services offerts par les bâtiments intelligents pour optimiser l’efficacité sur le lieu de travail et améliorer l’expérience des locataires. En fin de compte, tout repose sur la fluidité : imaginez pouvoir entrer dans un bâtiment sans toucher aucune surface, simplement en vous approchant de la borne d'accueil, et être automatiquement enregistré et informé de l'endroit où vous devez vous rendre et de la personne que vous devez rencontrer. Vous n'avez pas besoin de fouiller dans vos poches pour trouver un badge d'identification ou des papiers, car tout est déjà enregistré et archivé numériquement à l'avance — et tout cela est rendu possible grâce à une application ou un logiciel facile à utiliser, accessible depuis votre smartphone.
C'est l'expérience moderne que recherchent les locataires, et celle à laquelle aspirent les acteurs du secteur immobilier d'entreprise.
Choisir les meilleures solutions de gestion des visiteurs
Il n'existe pas de système unique qui convienne à toutes les entreprises. C'est pourquoi nous collaborons avec un large éventail de partenaires technologiques et de développeurs de premier plan, que vous pouvez tous découvrir et faire appel à leurs services via notre système d'exploitation HqOS™ :
Soloinsight
Soloinsight vous permet de gérer l'accès des visiteurs via Windows, iPad et Android grâce à sa solution CloudGate. CloudGate offre des fonctionnalités haut de gamme, notamment des accords de confidentialité et des décharges, la reconnaissance faciale, la personnalisation à l'image de l'entreprise et une interface multilingue. Le flux de travail peut être personnalisé pour collecter exactement les données que vous souhaitez et dont vous avez besoin. Leur système prend également en charge des fonctionnalités telles que les listes de surveillance pour empêcher l'accès aux personnes signalées, le Wi-Fi pour les invités et une application pour les visiteurs permettant un enregistrement rapide et sans contact.
Angus Systems
Angus Systems est un excellent exemple de logiciel de gestion immobilière en ligne. L'entreprise propose des solutions mobiles et basées sur le cloud pour la gestion des bons de travail et des opérations destinées aux équipes de l'immobilier commercial. Elle met en avant la capacité de son système à atténuer les risques grâce à son système de gestion des cartes d'accès. Son système vous permet de voir d'un seul coup d'œil qui se trouve dans le bâtiment et la raison de sa visite. Il peut également être utilisé par les locataires et leurs invités pour planifier des visites, par exemple pour des demandes d'intervention.
Construire des moteurs
Building Enginevous permet d'enregistrer rapidement et facilement vos visiteurs tout en saisissant les informations qui vous importent le plus. Le système peut pré-enregistrer les visiteurs, les enregistrer à leur arrivée et consigner instantanément des informations détaillées, pour une expérience de bureau sûre et sans contact. La rapidité de ce système réduit les temps d'attente, ce qui limite le risque d'encombrement dans les salles d'attente et les halls d'entrée.
Envoyé
Envoy Le système de gestion des visiteurs offre de nombreuses possibilités de personnalisation et des fonctionnalités variées à différents niveaux de prix. L'interface utilisateur du logiciel est simple d'utilisation et facile à personnaliser. Ses fonctionnalités — qui comprennent l'enregistrement via code QR, la capture d'images et bien d'autres — permettent de proposer des expériences sans contact, d'améliorer la communication et de stocker en toute sécurité toutes les informations nécessaires sur les visiteurs afin de respecter la réglementation en vigueur dans les bâtiments.
Accédez à une application gratuite de gestion des visiteurs
Chez HqO, nous proposons un système d'exploitation complet qui regroupe toutes les solutions dont vous avez besoin pour offrir une meilleure expérience à vos locataires. Accédez à notre écosystème de partenaires technologiques de bureau dans HqOS™ — qui comprend plusieurs logiciels de gestion des visiteurs — pour créer des expériences de bout en bout et fluides pour les locataires dans l'ensemble de votre immeuble. Pour en savoir plus sur les endroits où vous pouvez obtenir une application gratuite d'enregistrement des visiteurs pour iPad, iPhone et autres appareils, ainsi que sur les prix comparatifs des systèmes de gestion des visiteurs, vous pouvez vous inscrire à une démonstration gratuite dès aujourd'hui. Nous serions ravis de vous présenter toutes les possibilités.
